Como propietario de una empresa, sabe que hay un sinfín de tareas y una cantidad de tiempo limitada para realizarlas. Esto es especialmente cierto para las pequeñas empresas que trabajan con equipos reducidos y márgenes escasos. Una forma de aumentar la eficiencia de la empresa es mediante procesos sistemáticos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
Empecemos por lo básico. AP es lo que usted paga o debe a sus vendedores o proveedores por los bienes o servicios que le proporcionaron por adelantado. AR es lo que las empresas le pagan o le deben a usted por los bienes o servicios que ha proporcionado.
Un enfoque disciplinado en el registro de los pagos pendientes y los pagos a cuenta puede ayudar a las pequeñas empresas a aumentar sus activos, su flujo de caja y su puntuación de crédito.
Una consideración importante es la de contratar a un contable o a un contador público certificado (CPA). Un contable se encarga de los aspectos fundamentales de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, es decir, se asegura de que se envíen y paguen las facturas a tiempo. Un contador público certificado puede estar más versado en el papel que juegan las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar en las implicaciones fiscales y los requisitos de información para su negocio.
Si opta por no contratar a un experto en contabilidad, es importante emplear las mejores prácticas de cuentas por cobrar y cuentas por cobrar para garantizar la eficiencia del negocio y la precisión financiera.
Mejores prácticas y consejos para las cuentas por pagar (AP)
Aunque pagar las facturas no es la parte más divertida de tener una pequeña empresa, mejorar sus prácticas de cuentas por pagar puede ayudar a su organización a aprovechar las ventajas específicas si sigue estos consejos:
- Utilice un software de compras que le ayude a integrar sus archivos de proveedores para poder acceder rápidamente a todos los datos en una ubicación central.
- Realice versiones en línea de sus contratos, órdenes de compra, facturas y pagos para ayudar a eliminar los archivos en papel y facilitar las auditorías y los informes financieros.
- Actualice sus procesos de facturación asignando códigos, cotejando las facturas con los pagos y las condiciones de pago, registrando toda la información de los pagos y evitando el fraude con pasos de comprobación cruzada.
- Negocie las condiciones de pago automatizando los pagos (el retraso en los pagos y la morosidad afectarán al crédito de su empresa). Establezca recordatorios para las fechas de vencimiento de cada factura y aproveche los incentivos que ofrecen sus proveedores por pagar mediante transferencia ACH o tarjeta de crédito.
Mejores prácticas y consejos para lascuentas por cobrar (AR)
Si pagar las facturas no es divertido, ¡seguro que cobrar sí lo es! Aquí tienes algunos consejos para asegurarte de que la RA también funciona para ti.
- Automatice los sistemas de cuentas por cobrar para recibir y hacer un seguimiento de los pagos de forma rápida y sencilla, envejecer las cuentas vencidas e integrarse con su libro mayor.
- Comprueba el historial crediticio de tus clientes para asegurarte de que trabajas con organizaciones que tienen un buen historial de pagos completos y puntuales.
- Permitir los pagos en línea a través de la ETF, el banco del cliente o aplicaciones como Venmo (una filial de PayPal), Apple Pay, Google Pay y Zelle.
- Trabaje con los clientes que tienen pagos recurrentes con usted para establecerlos para el pago automático y concilie las cuentas semanalmente.
- Ofrezca pequeños descuentos a los que pagan a 15 días, o negocie otras condiciones que hagan ventajoso para los clientes pagarle antes y/o a tiempo.
Automatización para la eficiencia empresarial
El hilo conductor de las mejores prácticas de AP y AR es la eficiencia empresarial. Una inversión en automatización puede liberar tiempo y recursos que pueden utilizarse para otras operaciones críticas de su pequeña empresa. Ahora que conoce las mejores prácticas de AP/AR, puede evaluar las opciones para satisfacer sus necesidades.
PC Magazine investigó e identificó el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas en 2020. A continuación se presenta un resumen rápido:
- Intuit QuickBooks: QuickBooks existe desde hace casi 20 años y domina el mercado. Está continuamente calificado como uno de los mejores sistemas de contabilidad para pequeñas y medianas empresas por su flexibilidad, mantenimiento de registros e integraciones. Su servicio en la nube (QuickBooks Online o QBO) se basa en la suscripción y permite a los suscriptores acceder al software desde cualquier navegador web.
- Sage 50cloud: Este sistema destaca por su excepcional personalización. Recientemente ha lanzado una integración con Microsoft Office 365, sin embargo no viene con una aplicación móvil completa.
- Xero: Además de los elementos típicos de contabilidad, esta opción ofrece funciones relacionadas con la conciliación de cuentas, la gestión de inventarios y la elaboración de informes. Ayuda a las pequeñas empresas a gestionar los activos fijos, mientras que otros sistemas no lo hacen. Su clasificación es baja en cuanto a usabilidad y a su aplicación móvil.
- Kashoo: Kashoo es un sistema basado en la nube hecho para las pequeñas empresas que sólo necesitan una simple contabilidad de ingresos y gastos. No ofrece inventario de productos ni herramientas de facturación de tiempo.
La función AP/AR puede ser un poco desalentadora, pero una inversión de tiempo y dinero puede aumentar sustancialmente la eficiencia de su negocio. Con unas prácticas contables sólidas y unas operaciones fluidas, su empresa estará preparada para el crecimiento futuro.
